De ce se arhivează documentele?

Am cunoscut de-a lungul timpului multe persoane implicate în activități antreprenoriale, manageri în cadrul unor companii mai mari sau mai mici, finanțiști și contabili, oricum, oameni care au de-a face zi de zi cu documente și informații. Fiecare dintre ei, dar fiecare, fară excepție, mi-a povestit o situație neplăcută și mai ales neproductivă generată de accesarea unor informații sau documente într-un moment critic.

De ce se arhivează documentele? Răspunsul este clar, pentru că avem nevoie de informațiile pe care le poartă. Da, și mai avem și obligativitatea, impunerea legală, obligatia de a respecta legislația în vigoare. Statul Român și Uniunea Europeană au legiferat durata de păstrare a documentelor oficiale din companii. Câteva exemple găsiți aici.

Dacă este obligatoriu, cu plăcere! spune un proverb românesc. Problemele apar când arhivăm documentele că-i musai dar nu ne îndreptăm atenția și către cum o facem. Să mă credeți pe cuvânt, de aici apar cele mai multe probleme. Păi da, că este ușor să găsim o factură sau orice alt document de luna trecută sau chiar și de acum șase luni însă există companii și cu peste 25 de ani de activitate. Imaginați-vă cum este să cauți într-o arhivă organizată la întâmplare un document anume… un fel de acul în carul cu fân, ca să rămânem în sfera proverbelor.

Companiile care au implementat sisteme de gestiune și de raportare computerizate, arhivare electronică sau aplicații de content management (citește mai multe detalii aici) se întâmplă mai rar să fie nevoite să analizeze documentul în original, de obicei informația necesară este înregistrată și accesibilă.

În ambele cazuri însă arhiva fizică generează probleme, legate de supraaglomerare, condițiile sau dimensiunile spațiul de depozitare, securitatea acesteia, accesibilitatea etc.

Apariția companiilor specializate în activitatea de arhivare reprezintă un ajutor real acordat proprietarilor de arhive. Este în sarcina fiecărei întreprinderi din România să-și creeze o structură și o politică de arhivare pentru a putea să fie conformă cu normele legale. Această activitate se poate face mai repede, mai bine și mai sigur cu ajutorul specializat al unei companii de arhivare.

Documentele companiei, din moment ce sunt arhivate profesionist, adică ordonate, clasificate și prelucrate după normele în vigoare sunt foarte ușor de găsit la nevoie (ex: în cazul unui control sau al unui litigiu etc). Arhiva este în siguranță și va fi administrată corect astfel încât documentele cu termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă și distruse în regim securizat.

Oricare ar fi situația arhivei din compania pe care o conduci este foarte util să stai de vorbă cu un specialist și eventual să soliciți o evaluare a fondului arhivistic.