Cât de importante sunt documentele într-o companie?

În orice tip de companie, fie ea mare sau mică – microîntreprindere sau corporație multinațională – ordonarea, clasificarea și gestionarea informațiilor care circulă este vitală atât pentru departamentele financiar – contabil, producție, vânzări etc cât și pentru (sau mai ales pentru) managementul acesteia.

Eficiența și eficacitatea unei arhive este dată, în primul rând, de o bună gestiune a documentelor ce permite întreprinderii să-și desfășoare activitatea în ritmul și la nivelul pe care și le propune.

Poate că multora nu vi s-a întâmplat să pierdeți documente în urma unui incident, fie el involuntar sau generat cu rea intenție. De aceea, aș vrea să faceți împreună cu noi un exercițiu de imaginație și să proiectați mintal cum se va derula activitatea companiei pe care o conduceți sau la care lucrați dacă într-o dimineață ajungeți la birou și constatați că o parte din arhiva de documente a fost distrusă.  Facturile emise cât și cele primite în ultimele 20 de zile au fost distruse integral și, de asemenea, arhiva ce conține statele de plată și evidența angajaților este parțial sub apă.

Care a fost primul lucru la care v-ați gândit?

Cel mai probabil acesta a fost “Cum voi recupera documentele?”. Iar cel de-al doilea “Ce vom face dacă nu le mai putem recupera?”.

Externalizarea arhivei cu documente sau implementarea unui sistem de management al documentelor sunt două dintre soluțiile la care puteți apela pentru a vă păstra informațiile intacte și mereu la îndemână.

O companie care se ocupă cu arhivarea documentelor dispune de specialiși și de dotările necesare pentru a păstra și administra corect și în condiții optime orice document.

Cum evaluați un furnizor de servicii de arhivare

Atunci când alegeți să externalizați arhiva asigurați-vă că furnizorul pe care îl alegeți cunoaște și respecteă obligațiile legale legate de arhivare, asigură condiții bune de păstrare a acesteia, vă asigură un sistem de obținere facilă a informațiilor din documente, aplică o politică unitară de arhivare, se asigură că gestiunea arhivei este mereu în pas cu regulile de conformitate și cu legislația în vigoare și urmărește ciclul de viață al documentelor.

Dacă alegeți o soluție software de management al documentelor atunci este nevoie să aveți în vedere și alte criterii de selecție. Despre acestea vom vorbi într-un articol viitor pe care îl veți putea citi, evident, pe blogul nostru.

#actecontabile #documentefinanciare #arhivarefizica #arhivareelectronica #managementdocumente #furnizorarhivare #securitateadocumentelor #consultantaarhivistica #depozitarhiva #distrugeresecurizata #aplicatieECM #opentext #conversiedigitala