Biroul fără hârtii, mituri și realități.

Mitul numarul 1: Voi avea nevoie de personal IT dedicat pentru a menţine EDMS (Electronic Document Management System)

Realitatea: Este o problema de domeniul trecutului. Aplicațiile software moderne pot fi simplu de instalat şi uşor de întreţinut.  În ziua de astăzi software-ul de management al documentelor este conceput pe un model bazat pe sarcini. Asta înseamnă că dezvoltatorii de software s-au pus în poziția ta pentru a învăța ceea ce organizaţiile doresc dintr-o astfel de soluţie.  În urma acestui proces rezultă o soluţie personalizată de management a documentelor, care se poate implementa, utiliza și gestiona simplu, fară a necesita cunoștinte tehnice.

Mitul numarul 2:  Angajații vor rezista migrării către documente electronice

Realitatea: Angajații vor fi cu siguranţă precauți la început, pentru că sunt familiarizați cu sistemul ‘pe hârtie’. Însă, după prima folosință, atunci când vor descoperi că pot să găsească un document în câteva secunde, ei vor deveni interesați de noul sistem.  Sistemele electronice de management al documentelor face ca procesele de afaceri să devină mai structurate, mai simple și mai eficiente. Angajatul nu va mai fi preocupat de ‘birocrația’ hârtiei, putând să se concentreze pe calitate și rezultate.

Mitul numarul 3:  Managementul documentelor electronice, este mai puţin sigur decât procesele pe suport de hârtie.

Realitatea: Controlul accesului la documente pe suport de hârtie este posibil numai prin blocarea fişetelor şi limitarea accesului la camerele de arhivare. Câte fişete sau cabinete dorești a descuia într-o zi dacă ai nevoie de a accesa cincisprezece documente? Mai mult, aproape de fiecare dată când este preluat un document pe hârtie, acesta va trebui să fie rearhivat, iar spațiul în care se afla încuiat.  Atâta timp cât cabinetul este descuiat sau deschis, toate fișierele și documentele sunt accesibile celor din jur. Software-ul de management al documentelor înlocuiește acest proces greoi și nesigur, cu acces controlat la nivel de documente, folosind parole, criptarea documentului, atribuirea de roluri pe bază de permisiune pentru utilizatori, etc.  Acest lucru garantează faptul că documentele, fișierele şi întregul sistem de management al documentelor vor fi securizate împotriva accesului şi utilizării neautorizate.

Mitul numarul 4: Amortizarea investiției poate fi facută doar pe termen lung

Realitatea: Pe măsură ce se trece de la procese pe suport de hârtie la procese digitale, câştigurile din economii de timp şi eficienţă pot fi cuantificate imediat.  În afară de aceasta, nevoia de hârtie şi consumabile aferente (dulapuri, spaţii de depozitare etc.) va scădea în mod semnificativ.  Aceasta va duce la scaderi de costuri. Deşi punerea în aplicare a unui sistem de management al documentelor înseamnă o investitie initiala în scanarea documentelor şi într-un software de management al documentelor, investiția este acoperita în câteva luni.

Mitul numarul 5: Utilizarea hârtiei trebuie să fie complet eliminată pentru a atinge un birou fără hârtie

Realitatea: Trecerea la un birou fără hârtie este întotdeauna una graduală.  Fără îndoială, reducerea consumului de hârtie este una dintre etapele pe drumul spre atingerea unui birou fără hârtie, dar câştigurile mai mari sunt realizate prin intermediul managementului electronic de documente şi automatizarea proceselor. Vor exista întotdeauna anumite documente care sunt cerute de lege să fie pe suport de hârtie. Managementul documentelor electronice ajută la reducerea consumul de hârtie în mod semnificativ, astfel încât documentele ce trebuie ținute obligatoriu pe suport de hârtie, să nu implice eforturi prea mari.

Acum, că aceste mituri au fost risipite, iată cinci paşi pentru a ajunge la un birou fără hârtii:

  1. Determină volumul de documente pe suport de hârtie din arhiva
  2. Studiază fluxurile de muncă din companie
  3. Investește și implementează un software de management al documentelor potrivit acestor fluxuri
  4. Crează arhiva electronică prin scanarea documentelor
  5. Organizează documentele pentru a le face uşor de accesat şi dezvoltă fluxurile de lucru pentru a accelera procesele de afaceri.