Arhivare Electronica

Enterprise Content Management

Aplicația ECM OpenText

Pe măsură ce o companie crește, cresc și timpul și costurile pentru găsirea și organizarea documentelor fizice și electronice. Majoritatea documentelor neorganizate se pierd în sistemul de e-mail, în folder-ele calculatoarelor sau în arhive greu accesibile. Fără proceduri eficiente de scanare și de organizare, există o încetinire semnificativă a fluxului de informații în întreaga organizație.

ECM Suite (Enterprise Content Management) este o soluție software pentru managementul conținutului informațional ce include gestiunea documentelor, fluxul de lucru, raportarea, notificările și alte componente, în funcție de specificul companiilor și al industriilor din care acestea fac parte.

Utilizatorii sunt ajutați să optimizeze timpul și efortul de a organiza, găsi și gestiona documentele. Sistemul permite utilizatorilor să scaneze documente și să creeze documente electronice, să le organizeze și să le gestioneze. Toate documentele din sistemul de management pot fi găsite ușor și rapid folosind un puternic motor de căutare.

Companiile îmbunătățesc productivitatea și reduc costurile prin accesul rapid la documentația organizată și la versiunile documentelor, prin automatizarea proceselor de afaceri și răspunsul rapid la cererile clienților.

Cum vă ajută concret aplicația ECM Open text

Caracteristici și avantaje pentru un management al documentelor eficient:

  • Organizarea și schimbul documentelor electronice
  • Scanarea directă a documentelor de hârtie în DMS (Document Management System)
  • Alocarea meta datelor dorite (indexare)
  • Clasificarea documentelor în funcție de conținut
  • Clasificarea documentelor și a notelor de top, documente frecvent vizualizate
  • Automatizarea proceselor de afaceri (cerere de schimbare, revizuire și aprobare a documentelor)
  • Controlul accesului la documente (până la 9 nivele de protecție)
  • Accesul și editarea documentelor
  • Ușurință în căutarea documentelor prin căutare rapidă sau detaliată
  • Indexare și vizualizare a mai multor versiuni ale aceluiasi document
  • Crearea de rapoarte pe baza documentelor
  • Gestionarea dosarelor cu mai multe documente
  • Posibilitatea de a crea documente în aplicații consacrate: MS Office (Word, Excel, Outlook, Power Point etc.), Lotus mail, etc. și încărcarea în DMS (Document Management System), online, utilizând opțiunea drag&drop.
  • GDPR Ready

Open Text ECM Content Suite include module pentru gestionarea documentelor, flux de lucru avansat, semnătura digitală opțională a documentelor, scanare, import de documente și crearea de rapoarte avansate.

Sistemul este pregătit pentru integrarea completă cu alte aplicații de lucru standard (Lotus Notes, Microsoft Outlook, Microsoft SharePoint, Adobe, Microsoft Office Suite etc.). Open Text Content Suite include capacitatea de a se conecta cu ușurință la alte aplicații de lucru, cum ar fi Core Banking Systems, SAP, Microsoft, Oracle și altele.

Solicit prezentarea tehnică detaliată a aplicației

Despre Open Text

Open Text este cel mai mare producător mondial de soluții ECM (Enterpise Content Management)

În septembrie 2016, Open Text a achiziționat compania Documentum, ceea ce a transformat compania în cel mai mare producător mondial de soluții ECM.

SAP este cel mai mare producător de sisteme ERP din lume, care integrează managementul documentelor Open Text ECM. Prin parteneriatul strategic cu SAP, Open Text stochează toate documentele scanate și OCR utilizând interfața SAP. Numeroase companii și instituții de vârf sunt beneficiari ai unor astfel de soluții OpenText.

Open Text, cel mai mare furnizor global de soluții pentru Document Management, oferă soluții care pot satisface toate cerințele unui client (un număr mare de documente în sistem, un număr mare de utilizatori distribuiți, noi tehnologii și procese de afaceri).

Ca lider mondial, Open Text poate oferi cele mai noi soluții în domeniul securității, care reprezintă un factor important în selectarea unui sistem de management al documentelor. Open Text are acum peste 50.000 de instalări la nivel mondial, cu peste 10 milioane de utilizatori.

În Europa multe companii de top au optat pentru implementarea soluțiilor OpenText, dintre acestea fac parte și: British American Tobaco (BAT), Curtea Europeană pentru Drepturile Omului, Marks & Spencer, Black Sea Trade and Development Bank, E.ON, Telenor, Fujitsu, Heathrow Airpot, Groupama, Dutch Railways, Societatea Europeană de Cardilogie, City of Madrid, Engie, BNP Paribas Personal Finance, B. Braun, Frontline, OSRAM, ArcelorMittal, Britannia Hotels, MAN Diesel & Turbo, JUMBO Supermarkten B.V., Alcatel-Lucent, DB Schenker, Autoliv, Technicolor, Pharma International Co., s.Oliver Bernd Freier GmbH&Co. KG, L’Oréal, Haga Hospital, Michelin, Swarovski, SAP, Deloitte in Belgium, LUKOIL Overseas, AEGON Group, Rompetrol, Lufthansa Miles&More, Miele, SSAB, Linde Group, Veolia, Delhaize Group S.A. etc.

Conformarea la GDPR

Odată cu implementarea ECM OpenText se realizează și conformarea la cerințele impuse de GDPR. Specialistul în GDPR face parte din echipa DAS de implementare și alături de acesta veți crea cea mai potrivită configurație a aplicației pentru a identifica, gestiona și controla datele personale colectate.

Cele mai importante 3 etape

  1. Găsiți informațiile personale

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) prevede că informațiile personale constituie “orice informație referitoare la un subiect”. Aceasta include o varietate de informații de la nume la informații genetice. Datele personale pot apărea în orice număr de documente. Găsirea acestor referințe este necesară, dar poate fi ca și cum ai căuta un ac într-un car cu fân.

Identificarea informațiilor personale prin descoperirea și cartografierea datelor reprezintă un pas esențial pentru respectarea standardelor GDPR. OpenText ™ File Intelligence vă ajută să căutați, să identificați și să raportați informații personale, dispersate între mai multe surse.

  1. Protejați și gestionați informațiile personale

După ce știți unde sunt localizațe informațiile, trebuie să le gestionați. Minimizarea datelor este esențială. Pe scurt, organizațiile ar trebui să colecteze doar cea mai mică cantitate de date cu caracter personal pentru cea mai scurtă perioadă de timp și să o ștergă repede după ce și-a îndeplinit scopul. Mai puține date deținute înseamnă mai puține date de protejat.

Gestionați în mod centralizat informațiile personale cu OpenText Enterprise Content Management (ECM). OpenText Records Management este conceput pentru a identifica și elimina informațiile de care nu aveți nevoie și pentru a păstra ceea ce utilizați, chiar dacă datele sunt generate și stocate în alte aplicații de afaceri precum SAP®.

  1. Conservarea și accesul în conformitate

A deveni pe deplin conform nu a fost niciodată mai facil. Și pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați un depozit sigur și consolidat. OpenText InfoArchive susține consolidarea informațiilor statice care conțin date personale într-un singur depozit, veți obține mai multă securitate și control, accesare și recuperare facilă și risc redus de încălcări ale GDPR.