Arhivare documente

Management și Stocare

Arhivarea documentelor asigură un sistem unitar de evidenţă, inventariere, selecţionare, confidenţialitate şi securitate a documentelor create de către orice instituție indiferent de domeniul de activitate.

Ordonarea și gestionarea arhivei fizice prin intermediul unei compani specializate implică costuri mai mici și aduce beneficii reale mult mai mari comparativ cu derularea acestei activități în cadrul firmei.

Căutarea documentelor în arhiva proprie ocupă 20% din timpul unui angajat. Într-o firmă cu 20 de angajați timpul cumulat petrecut pentru găsirea documentelor este egal cu timpul de lucru a 4 angajați full-time. Folosind serviciile de arhivare DAS, la fiecare 20 de angajați vă sunt redați 4 cărora le puteți aloca sarcini productive.

Arhivarea în sistem externalizat vă asigură acces rapid la documente folosind resurse umane și financiare mult reduse.

De asemenea, vom evita împreună expunerea companiei la riscul unor pierderi grave de date și a încălcării legii privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a datelor.

Vreau detalii

Consultanță arhivistică

Arhivarea documentelor este legiferată în România și presupune respectarea unor norme și cerințe emise, reglementate și supravegheate de autoritățile în domeniu (Arhivele Naționale, MCSI și alte autorități publice specializate).

Evaluăm gratuit fondul arhivistic de care dispune compania, asigurăm consiliere practică și consultanță legală în organizarea acestuia și întocmirea nomenclatorului de documente.

În baza raportului de analiză, luăm împreună decizia cea mai potrivită pentru conservarea arhivei existente și celei viitoare.

Odată ce ne-ați încredințat gestionarea arhivei companiei veți beneficia permanent de un consilier dedicat care vă va oferi cele mai eficiente soluții.

Solicit o sesiune de consultanță gratuită

* Consilierii DAS vin la sediul companiei dumneavoastră, vă explică întregul proces de arhivare și vă acordă consiliere tehnică și legală în ceea ce privește arhivarea.

Depozit arhivă

Soluţiile interne de stocare a documentelor nu vă pot proteja în totalitate împotriva degradării fizice, dezastrelor, sabotajului, accesului neautorizat sau furtului.

Depozitul DAS îndeplinește toate standardele și reglementările legale în domeniu cu privire la protejarea documentelor împotriva oricăror factori de risc. Procesele interne și mijloacele de securitate folosite sunt menite să prevină apariția oricărui eveniment excepțional.

Depozitul DAS asigură condiţii optime pentru păstrarea documentelor:

  • Temperatura între 15 și 24 grade
  • Umiditate între 50% și maxim 60%
  • Dispozitive electronice performante de înregistrare a temperaturii și umidității la fiecare 5 minute
  • Fără lumină solară directă
  • Rafturi de depozitare metalice, confecționate din material neinflamabil
  • Monitorizare permanentă antiefracție și antiincendiu (alarmă, senzori de fum)
  • Două sisteme de stingere a incendiilor: automat și manual (hidranți interior și exterior și stingătoare cu dioxid de carbon)
  • Monitorizare, pază și intervenție rapidă în caz de efracție sau incendiu cu echipe dedicate, specializate și prezente non-stop în locație
  • Monitorizate 24/7 prin camere de supraveghere a tuturor zonelor de acces și depozitare
  • Accesul securizat în fiecare zonă și strict reglementat prin procedura internă, acesta este permis numai personalului autorizat și numai pe bază de cartelă magnetică
  • Consultarea documentelor de la arhivă se face doar la cererea clientului sau a instituțiilor acreditate în acest sens, cu înștiințarea clientului
  • Locația exactă a cutiilor în depozit va fi cunoscută doar prin consultarea aplicației DAS-Net și doar de către personalul DAS autorizat
  • Personalului DAS îi este interzisă extragerea documentelor din depozit, consultarea acestora sau orice alt tip de operațiune fără solicitarea clientului

ARHIVO®

Serviciile de arhivare sunt susținute de soluția digitală a aplicației ARHIVO®, care asigură securitatea informațiilor și acces la documente în format digital în mai puțin de 15 de minute.

ARHIVO® este aplicația hibrid DAS prin care se realizează managementul documentelor din arhive. Aceasta permite acces în timp real la documente și meta–date prin intermediul unei platforme securizate și ușor de utilizat.

Accesul la aplicație se face online, este securizat și este oferit doar persoanelor autorizate, pe baza de user și parolă.

Avantajele oferite de ARHIVO® utilizatorilor săi:

  • Efectuarea de căutări în arhivă și identificarea documentelor
  • Transmiterea solicitărilor de livrare a documentelor din arhivă
    • în maxim 15 minute documentele solicitate sunt scanate și încărcate în aplicație
    • documentele pentru care se solicită livrarea în format electronic vor ramâne arhivate în contul clientului pentru accesări viitoare
  • Notificare automată la expirarea ciclului de viață al documentelor arhivate
  • Formularea solicitărilor de servicii cu privire la documente
    • preluare de documente
    • livrare de documente originale
  • Crearea de cutii noi de documente și înregistrarea conținutului acestora inclusiv de către client
  • Înregistrarea comenzilor de materiale consumabile (cutii de arhivare)
  • Consultarea istoricului comenzilor, documentelor scanate și statusului arhivei (dacă se află în depozitul DAS sau la sediul clientului).

Transport

Transportul arhivei se realizează cu mașini proprii, personal specializat și cu respectarea tuturor normelor de siguranță prevăzute în protocoalele DAS.

Pentru control deplin și siguranța transportului, flota noastră este formată din autovehicule de transport noi dotate cu sistem de urmărire prin GPS astfel încât să cunoaștem în orice moment locația acestora și să le putem monitoriza traseul.

DAS preia în custodie documentele imediat ce se semnează procesul verbal de predare-primire și este responsabil de acestea inclusiv pe durata transportului, până la intrarea în depozitul de arhivare.

Echipa de transport DAS asigură ridicarea de cutii pline, livrarea de cutii goale și livrarea de documente originale din arhivă în termen de 24 sau 48 ore.

Toate operațiunile sunt înregistrate și urmărite, pentru deplina siguranță a documentelor.

Distrugere securizată a documentelor

Distrugerea securizată a documentelor se face respectând legislația în vigoare precum și normele de securitate a informațiilor și datelor personale.

Documentele cu termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă doar în baza inventarelor de selecționare aprobate de către proprietarul arhivei cât și de Arhivele Nationale.

Transportul și distrugerea efectivă a documentelor se face sub supravegherea personalului calificat și acreditat și se finalizează prin semnarea unui proces verbal prin care se atestă cantitatea de hârtie distrusă. La procesul propriu-zis de distrugere poate asista, la cerere, și un reprezentant din partea clientului.

Casarea documentelor se face în parteneriat cu furnizori autorizați în vederea colectării și reciclării hârtiei.

Procedeul de distrugere securizată poate să fie solicitat atât pentru documentele aflate în arhiva DAS cât și pentru proiecte speciale.

Perioade de păstrare a documentelor conform legislației în vigoare:

  • 5 ani – documentele justificative (ex: bon consum, fișă magazie, dispoziție de plată, ordin de deplasare ș.a.)
  • 10 ani – registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară
  • 50 ani – statele de plată a salariilor
  • 90 ani – documente notariale şi judiciare
  • 100 ani – documentele medicale, documente de stare civilă